In deze eerste belangrijke fase bepalen we samen met u als klant de uitgangspunten. Wat is de huidige situatie en wat wil ik met het congres of andersoortige bijeenkomst bereiken? We bepalen samen wat de kernpunten zijn van de relatie met uw klanten prospects en eventuele andere stakeholders en hoe de bijeenkomst of reeks van bijeenkomsten hier een substantiele bijdrage aan kan leveren. De doelen kunnen hierbij uiteenlopend zijn, van uitbouw klantenportfolio, versterken thought leader- ship tot inspireren en informeren van je stakeholders. 

Het inhoudelijk concept wordt gestuurd door 2 doelstellingen. Enerzijds op welke gesprekspartners richt het congres zich en anderszijds over welke themas willen we communiceren? Beide doelen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en worden beinvloed en gekleurd door u als opdrachtgever. Als Blommestein Groep is het onze missie om aan alle doelen tegelijkertijd invulling te geven. Met deze kennis gaan we aan de slag met een inhoudelijke concept. Dit bestaat doorgaans uit een inhoudelijk kader waarin we de vragen en route hiernaar toe nader toelichten en uiteraard het congresprogramma zelf. 

Het programma is de concrete uitwerking van het inhoudelijk concept. Vanuit dit inhoudelijke kader wordt een programma samengesteld dat de inhoudelijke vragen en uitdagingen één-op-één koppelt aan de gewenste deelnemers. We hebben hiertoe een scale aan formats tot onze beschikking. Afhankelijk van het aantal deelnemers doen we voorstellen voor verschillende formats zoals ronde tafel gesprekken, boardroom meetings en paneldiscussies. Het programma voorziet ook in de rollen die de deelnemers tijdens het congres kunnen innemen. U mag hierbij denken aan het geven van een introductie, reflectie of participerend in een kleinschalige dialoog. 

 

Parallel aan de programma ontwikkeling denken we met u na over de positionering van het congres. Het congres moet herkenbaar zijn voor uw doelgroep. Helemaal als het een terugkerend congres is gaan we met u aan de slag om een eigen huisstijl voor het congres te ontwikkelen. Dit begint met een onderscheidende naam, een titel die uw doelgroep zal aanspreken. De volgende stap is het ontwikkelen van een congreslogo en hiervan afgeleid de verschillende communicatie-items zoals banieren, badges en programma-boekje. Naar wens kan een eigen event website worden ontwikkeld. Blommestein Groep heeft alle expertise in huis om dit te begeleiden. 

Met een goedgekeurd programma en een uitgewerkte positionering van het congres gaan we aan de slag met de werving van de gesprekspartners. We besteden aandacht aan de tone of voice, selecteren de gesprekspartners en koppelen gesprekspartners aan rollen in het programma en beargumenteren waarom. En bij alles wat we doen houden we de genodigdenlijst en thematiek nauwkeurig in de gaten. We stemmen dit regelmatig af met u als opdrachtgever zodat u gedurende het gehele uitnodigingstraject nauw betrokken blijft. Afhankelijk van de relatie die u misschien al heeft met de genodigden maken we er een gezamenlijke inspanning van. 

Met de organisatie bedoelen we de daadwerkelijke uitvoering van het congres. Van alle correspondentie met de deelnemers, de communicatie met de opdrachtgever, de planning van de promotie-items, de communicatie met de locatie. Blommestein Groep verzorgt de thema-research, programma-ontwikkeling, inhoudelijke voorbereiding van alle gesprekspartners en is verantwoordelijk voor alle communicatie, logistiek en organisatie van de bijeenkomst. Ná het congres wordt aan nazorg gedaan richting alle relaties; content en bijzonderheden worden verzameld en op gepaste wijze teruggegeven aan het netwerk. Bijvoorbeeld in de vorm van een digitaal magazine. Klik hier voor een voorbeeld. 

Blommestein Groep is op de dag zelf voor alles verantwoordelijk zodat u zich helemaal kunt focussen op het participeren aan en in dialoog gaan met uw relaties. U mag hierbij denken aan de deelnemersregistratie, uitdelen badges, begeleiden van de sprekers tot aan het testen van techniek. Maar ook zorgen we ervoor dat voldoende personeel de koffie-uitschenkpunten bemant, controleren we dat de toiletten schoon zijn, testen we de opstelling van de zaal (is scherm zichtbaar?) en bewaken we de bewegwijzering (zorgen dat mensen de garderobe, toiletten, zalen weten te vinden).                                        

Om te beoordelen hoe de deelnemers het congres hebben ervaren bespreken we met elkaar de mogelijkheden van evaluatie. Er zijn verschillende vormen mogelijk, afhankelijk van hetgeen u wil meten. Maar vooral wat u met de resultaten wil doen. Dit alles binnen de kaders van de doelstelling van het congres.